Ce wiki est à utiliser en complément de l'outil PDC du REFEDD : n’hésitez pas à naviguer entre les deux afin de mener votre projet dans de bonnes conditions.

Lancer le questionnaire par l'envoi d'emails d'invitation

Avantages et inconvénients du lancement pas l'envoi d'emails d'invitation

Le logiciel LimeSurvey permet d’envoyer des emails personnels à une liste de personnes. Nous conseillons très fortement ce système, car il a de nombreux avantages, le principal étant la fiabilité totale des données, ce qui sera un argument solide lors de vos discussions avec les parties prenantes. Cependant, examinez attentivement les risques encourus avant de faire ce choix.

Avantages
  • Fiabilité : seules les personnes associées à une adresse email destinataire peuvent répondre, et chacune ne peut répondre qu’une seule fois ;
  • Visibilité : les destinataires reçoivent une invitation à participer directement dans leur boîte de réception ;
  • Traçabilité : vous pouvez envoyer des mails de relance seulement aux destinataires n’ayant pas encore répondu.
Risques
  • Le risque principal dépend à la fois de la base de données de l’université et du comportement général des étudiants : la plupart des institutions n’auront dans leur base de données que les adresses attribuées automatiquement (type nom.prenom@ecole.fr). Or, il semblerait que la majeure partie des étudiants en université ne regardent pas les mails arrivant à cette adresse. Ce comportement semble inversement très peu courant dans les écoles, qui communiquent massivement par ces moyens.

Il est de votre ressort d’évaluer la tendance générale et d’en déduire les risques de pertes de réponses.

  • Un autre risque, moins marqué, est que l’accès aux bases de données de votre institution vous soit refusé. Néanmoins, comme vous devez vous être fait connaître auprès de la Direction, celle-ci devrait appuyer et certifier votre demande.
Conclusion

Pour évaluer la pertinence de cette solution, nous vous conseillons de prendre contact avec le département informatique de votre établissement, de présenter très rapidement votre projet et de poser les questions suivantes :

  1. quelles autorisations seront nécessaires pour obtenir une sauvegarde (“dump”) des noms, prénoms et adresses mails de tout le personnel de l’établissement ?
  2. les adresses emails stockées dans la base de données sont-elles celles attribuées par l’établissement ou bien des adresses renseignées par les étudiants ?

Vous devriez obtenir une réponse rapidement (ce département est habituellement joignable très facilement par mail). Par ailleurs, vous devriez déjà avoir une idée générale du taux de lecture des boîtes mails de vos collègues, mais rien ne vous empêche de faire un rapide sondage oral au début d’un cours.

Si les réponses obtenues valident cette solution, apprenez comment lancer un questionnaire par l’envoi d’emails d’invitation :

Comment faire pour lancer un questionnaire par l'envoi d'emails d'invitation ?

Pour envoyer automatiquement des invitations à répondre à votre questionnaire, vous aurez besoin d’un fichier comprenant les noms, prénoms et adresses mail de tous les destinataires. Nous vous rappelons au passage que votre PDC devrait également prendre en compte les enseignants et le personnel administratif, et pas uniquement les étudiants !

Format de fichier

Ces informations devront être fournies au format CSV (valeurs séparées par des virgules). Il s’agit d’un format de fichier représentant des données tabulaires (comme un tableau, mais au format texte). Les lignes du tableau sont représentées par les lignes de texte, et les colonnes sont représentées par des virgules.

Prenons par exemple le fichier suivant :

lastname,firstname,email
Dupont,Jean,jean.dupont@ecole.fr
Durand,Gertrude,gertrude.durand@gmail.com
Daniel,Penelope,penelope.daniel@yahoo.com

Vous devez donc importer dans LimeSurvey un fichier texte (type Bloc-notes) dans lequel :

  • la première ligne donne l’intitulé des colonnes : conserver celle de l’exemple ci-dessus (lastname,firstname,email) ;
  • chaque ligne, sauf la première, représente une personne ;
  • chaque ligne comprend les nom, prénom, et adresse mail d’une personne, séparés par des virgules sans espace.

REMARQUES

  • Il vous faut absolument garder la première ligne telle quelle : lastname,firstname,email
  • Il ne faut aucun caractères spéciaux dans la liste : pas d’accents, pas de “ç”…
Obtention des données

Le plus simple est que vous demandiez au département informatique de votre établissement de vous fournir ces données au format décrit ci-dessus. Il devrait en effet être très simple pour eux de formater le résultat.

Il est également possible d’importer directement des données depuis une requête LDAP, mais nous n’aborderons pas ce sujet ici. Si vous savez de quoi il s’agit, vous trouverez plus d’informations sur le manuel de LimeSurvey.

Création des invitations

Une fois votre fichier obtenu, vous pouvez créer les invitations pour votre questionnaire. Pour cela, suivez la procédure suivante :

  1. depuis l’écran de gestion de votre questionnaire, cliquez sur “Gestion des invitations” .
    Un message d’alerte vous prévient alors que les invitations n’ont pas été initialisées.
  2. Cliquez sur “Initialiser les invitations”.
  3. “Importer les invitations à partir d’un fichier CSV”
  4. Vous pouvez alors visualiser votre liste en cliquant sur “afficher les invitations” ; vous visualisez un tableau, dans la colonne invitation envoyée, il est écrit N car vous n’avez pas encore envoyé les invitations.
Envoi des invitations

Une fois votre questionnaire finalisé et validé (il faut être certain de sa cohérence), vous devez l’activer.
Si vous n’activez pas votre questionnaire, les répondants ne pourront pas y répondre !

LimeSurvey vous propose alors de basculer en mode d’accès restreint, par invitation : acceptez !

Une fois cela fait, vous êtes redirigé vers l’écran de gestion des invitations.

  • Il vous faut adapter les messages génériques qui accompagneront votre questionnaire, votre relance et la confirmation de réponse 40
  • Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur “Envoyer les courriels d’invitation” !

Attention : ne changer pas les données surlignées en jaune, elles seront adaptées automatiquement.

  • Si un message s’affiche, vous disant “Avertissement, il n’y avait aucun courriel à envoyer car aucun n’a satisfait les critères”, cliquez sur “générer les codes des invitations” 40 ; puis cliquer de nouveau sur “Envoyer les courriels d’invitation” !

Détails et fonctionnalités supplémentaires

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