Ce wiki est à utiliser en complément de l'outil PDC du REFEDD : n’hésitez pas à naviguer entre les deux afin de mener votre projet dans de bonnes conditions.

La communication avec les parties prenantes

Différents acteurs au sein du campus et à l’extérieur du campus doivent être informés de la démarche Plan de Déplacements Campus même s’ils ne font pas partie de l’équipe projet.
Il s’agit de lister ces interlocuteurs afin d’être en mesure de communiquer régulièrement avec eux pour les associer au projet.
Il va ensuite falloir contacter ces interlocuteurs à différentes étapes du projet : à chaque fois, il faudra avoir des informations synthétiques et argumentées à leur faire passer.

Le but est d’obtenir le soutien de ces parties prenantes car lors de la mise en oeuvre du plan d'action, leur investissement concret dans le projet sera indispensable.

Préparer votre contact avec les parties prenantes externes

Les parties prenantes seront souvent des personnes très occupées; même si elles sont intéressées par le projet et peuvent en tirer des avantages, elles n’auront certainement pas beaucoup de temps à y consacrer.

Il faut donc être efficaces dans la communication avec elles :

  • Il faut bien choisir son moyen de communication.
  • Il faut bien choisir son moment de communication.
  • Il faut leur faire passer des informations synthétiques et justifiées.

Les différents moyens de contacter les parties prenantes

Il y a plusieurs moyens de contacter les parties prenantes :

  • Il est possible de les réunir au sein d’un “comité de pilotage” que vous convoquerez à chaque fois que vous voulez leur soumettre des informations sur le déroulement de votre PDC (convocation “physique” ou conférence téléphonique)
  • Il est possible d’obtenir des rendez-vous “physiques” avec chacune d’entre elles.
  • Il est possible d’obtenir des rendez-vous téléphoniques ou via des outils tels que Skype avec chacune d’entre elles.
  • Il est possible d’échanger par emails.

Remarques :

  • Ces moyens de communication ne sont pas exclusifs les uns des autres : souvent on conseille un premier rendez-vous “physique” afin de se présenter mutuellement et d’introduire le projet dans les meilleures conditions. Par la suite, les rendez-vous téléphoniques ou les échanges par emails peuvent être efficaces.
  • Il est possible que les parties prenantes ne soient pas facilement joignables : il ne faut pas hésiter à les relancer, à essayer de contacter différents interlocuteurs au sein d’une même organisation, voire à se déplacer sur place si les relances n’aboutissent pas.

Quand contacter les parties prenantes ?

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